Es el Componente del Control que apoya la construcción de visión compartida, y el perfeccionamiento del entramado de relaciones humanas de la entidad pública con sus grupos de interés internos y externos, es decir la interacción entre las personas y la realidad organizacional con el propósito de lograr que mensajes, datos, ideas y actitudes que apoyen el acercamiento de la entidad a los públicos que atiende y estos a su vez, faciliten el cumplimiento de sus objetivos institucionales y sociales.La COMUNICACIÓN en las entidades públicas tiene una dimensión estratégica, al ser el factor que hace posible que las personas puedan asociarse para lograr objetivos comunes. Reconocer este principio tiene implicaciones importantes, pues él determina que la dimensión comunicativa atraviesa de manera sistémica toda acción organizativa de donde se desprende que las entidades públicas, deben identificar y reconocer su practica comunicativa como un eje estratégico, que:
Define y gestiona la proyección de su identidad e imagen corporativas.
Caracteriza y regula sus interacciones con los grupos de interés de la entidad pública
Interviene la cultura organizacional para generar coherencia interna.
Pensar la comunicación en las entidades públicas, debe plantear soluciones a la necesidad de divulgar los actos administrativos o de gobierno y a proyectar la imagen de la entidad. La identidad e imagen corporativas, resultan de:
La manera como éstas entidades logran construir articulaciones internas que garanticen la necesaria coherencia entre su planteamiento estratégico y su actuación en la realidad cotidiana.
El cabal cumplimiento de su responsabilidad de abrir el acceso a la información a los propios funcionarios y a la ciudadanía, como insumo fundamental para el conocimiento y la comprensión de sus procesos.
Su capacidad de interactuar con otros actores colectivos o individuales para lograr el cumplimiento de sus propósitos misionales.
La manera como logran ser ellas, diferentes y diferenciadas de otras entidades que se les parecen o que cumplen funciones similares.
Para ser considerado exitoso, todo proceso comunicacional debe estar centrado en la conducta humana y ser además, coherente con el propósito misional, específico y compatible con las formas adoptadas por la entidad para comunicarse con sus públicos internos o externos; ser oportuno, dinámico, veraz e integral, de tal manera que genere un tejido organizacional que permita la interacción de las personas, en procura del logro de los propósitos institucionales y de los fines sociales del Estado.
La interacción comunicativa es inherente al suministro de información oportuna y necesaria hacia el interior de las entidades, para facilitar el desarrollo de los procesos, las actividades y las tareas concretas; garantiza la circulación suficiente y transparente de la información hacia los diferentes grupos de interés externos; promueve la rendición de cuentas a la comunidad, así como la movilización social hacia el entendimiento de los fines esenciales del Estado y el respeto por lo público.
En procura de generar coherencia organizacional y de fortalecer el Ambiente de Control, las entidades deben estar en condiciones de proyectar hacia los servidores públicos —mediante procesos de inducción y reinducción en el momento de su vinculación y cada vez que haya un cambio significativo en la orientación del proyecto político y administrativo—, alguna forma de convocatoria que refunde su compromiso y se proponga movilizarlos buscando generar pertenencia al propósito misional. La movilización interna busca poner en común un plan de gestión, una plataforma y un enfoque, en este caso derivado del proyecto misional de cada administración.
Las entidades del Estado, suelen enfrentar una situación particular por el hecho de que su orientación está sujeta a variables políticas que en cualquier momento pueden significar drásticos cambios de rumbo, y alteraciones significativas en las líneas jerárquicas y en los estilos de autoridad. Por sólido que parezca, en virtud de su vocación pública, el sistema administrativo de las entidades del Estado siempre estará sometido a un alto nivel de incertidumbre ante la posibilidad de que el cambio periódico de dirección política, tenga efectos negativos en las condiciones laborales de los funcionarios o en la calidad del clima de trabajo en el cual desenvuelven su labor.
Se infiere entonces del Control que debe efectuarse a la Comunicación Pública, la existencia de tres (3) Elementos básicos:
COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL
COMUNICACIÓN INFORMATIVA
a. Relación con los Componentes del Subsistema de Control de Gestión
Este Componente toma cada uno de los elementos que constituyen las ACTIVIDADES DE CONTROL e INFORMACIÓN y define las políticas, modos de tratamiento, formas de transmisión de los mensajes y de proporcionar entendimiento sobre el quehacer organizacional con el fin de mantener la coherencia interna de la entidad, requerida para el logro de sus objetivos.
b. Principios y fundamentos
Al ser un Componente transversal a todos los demás subsistemas, componentes y elementos del Sistema de Control Interno, la Comunicación Pública favorece todos los principios asignados por la Constitución Política a la función administrativa, pero incide de manera particular en los siguientes:De Transparencia, al propiciar un ambiente de confianza y garantía de interlocución, entre los diferentes agentes o entidades que administran y realizan actividades que afectan la esfera de lo público -lo que es común e incumbe a todos-, en la medida en que establece responsabilidades, procedimientos y reglas a partir de las cuales se promueve de manera clara y abierta a la participación; de Publicidad, cuando provee instrumentos para entregar la información requerida por los diferentes estamentos organizacionales ysociales con los cuales interactúa la entidad de manera oportuna, precisa y suficiente sobre la base de la aplicación de previsiones éticas, políticas, morales, administrativas y operativas, para que estos conozcan los resultados de la gestión y puedan verificar el cumplimiento de los compromisos, fomentando el libre intercambio de opiniones e información y dar cumplimiento al derecho ciudadano de petición.La esencia misma de la COMUNICACIÓN PÚBLICA radica en los servidores públicos, por tal razón este Componente se fundamenta de manera particular en el Autocontrol, en la medida que cada persona se hace cargo de las consecuencias y repercusiones de su interacción con las demás. Adicionalmente la Comunicación formal favorece la Autogestión, ya que la entidad pública es autónoma para definir los medios y procedimientos utilizados por su área de Comunicación para difundir sus propósitos, forma de lograrlos y resultados obtenidos.
c. Objetivos
El objetivo básico de la Comunicación consiste en facilitar el éxito del proceso de cambio, el cual debe ser flexible y abierto y debe admitir modificaciones en función de las circunstancias de desarrollo de la entidad. Además debe lograr los siguientes objetivos específicos:
Garantizar la adaptación de la entidad con su entorno mediante procesos de interacción comunicativa que le permitan asimilar los cambios.
Mantener adecuadas relaciones con los públicos externos a la entidad y en especial con la comunidad, garantizando que la información llegue de manera oportuna, suficiente y transparente.
Proporcionar la información y la comprensión necesaria para que los servidores públicos puedan desempeñar sus funciones.
Promover la motivación, la cooperación y la satisfacción del trabajo en cada uno de los servidores que integran la entidad.
Elaborar un Plan de Medios, de acuerdo con los recursos de la entidad, encaminado a lograr que los mensajes dirigidos a sus públicos internos y externos surtan efecto.
d. Niveles de Responsabilidad
Por su condición esencial de atributo de la naturaleza humana, en sí mismo, este Componente es responsabilidad de todos los servidores públicos de la entidad, quienes a través de sus interacciones comunicativas construyen el tejido organizacional propicio para el cumplimiento de sus fines. La definición de las políticas para su manejo, la selección de los mensajes que se requiere comunicar y de los destinatarios específicos a los que llegan, son responsabilidad de los niveles directivos y administrativos relacionados con cada uno de los procesos y macroprocesos de la entidad.
e. Parámetros de Evaluación
Existencia del Componente Comunicación Pública en la normatividad que autorregula el Sistema de Control Interno.
Coherencia de los objetivos del Componente con los objetivos del Subsistema.
Existencia de los elementos que garantizan su operación.
Existencia de niveles de responsabilidad y autoridad para la implementación y evaluación del Componente.
Definición de la metodología de diseño, implementación y evaluación en la metodología de autorregulación del Sistema de Control Interno.
Nivel de implementación del Componente.
Modo en que la aplicación del Componente favorece los principios y promueve los fundamentos definidos en el Sistema de Control Interno.
Grado de contribución a los objetivos de control de los demás componentes.
Define y gestiona la proyección de su identidad e imagen corporativas.
Caracteriza y regula sus interacciones con los grupos de interés de la entidad pública
Interviene la cultura organizacional para generar coherencia interna.
Pensar la comunicación en las entidades públicas, debe plantear soluciones a la necesidad de divulgar los actos administrativos o de gobierno y a proyectar la imagen de la entidad. La identidad e imagen corporativas, resultan de:
La manera como éstas entidades logran construir articulaciones internas que garanticen la necesaria coherencia entre su planteamiento estratégico y su actuación en la realidad cotidiana.
El cabal cumplimiento de su responsabilidad de abrir el acceso a la información a los propios funcionarios y a la ciudadanía, como insumo fundamental para el conocimiento y la comprensión de sus procesos.
Su capacidad de interactuar con otros actores colectivos o individuales para lograr el cumplimiento de sus propósitos misionales.
La manera como logran ser ellas, diferentes y diferenciadas de otras entidades que se les parecen o que cumplen funciones similares.
Para ser considerado exitoso, todo proceso comunicacional debe estar centrado en la conducta humana y ser además, coherente con el propósito misional, específico y compatible con las formas adoptadas por la entidad para comunicarse con sus públicos internos o externos; ser oportuno, dinámico, veraz e integral, de tal manera que genere un tejido organizacional que permita la interacción de las personas, en procura del logro de los propósitos institucionales y de los fines sociales del Estado.
La interacción comunicativa es inherente al suministro de información oportuna y necesaria hacia el interior de las entidades, para facilitar el desarrollo de los procesos, las actividades y las tareas concretas; garantiza la circulación suficiente y transparente de la información hacia los diferentes grupos de interés externos; promueve la rendición de cuentas a la comunidad, así como la movilización social hacia el entendimiento de los fines esenciales del Estado y el respeto por lo público.
En procura de generar coherencia organizacional y de fortalecer el Ambiente de Control, las entidades deben estar en condiciones de proyectar hacia los servidores públicos —mediante procesos de inducción y reinducción en el momento de su vinculación y cada vez que haya un cambio significativo en la orientación del proyecto político y administrativo—, alguna forma de convocatoria que refunde su compromiso y se proponga movilizarlos buscando generar pertenencia al propósito misional. La movilización interna busca poner en común un plan de gestión, una plataforma y un enfoque, en este caso derivado del proyecto misional de cada administración.
Las entidades del Estado, suelen enfrentar una situación particular por el hecho de que su orientación está sujeta a variables políticas que en cualquier momento pueden significar drásticos cambios de rumbo, y alteraciones significativas en las líneas jerárquicas y en los estilos de autoridad. Por sólido que parezca, en virtud de su vocación pública, el sistema administrativo de las entidades del Estado siempre estará sometido a un alto nivel de incertidumbre ante la posibilidad de que el cambio periódico de dirección política, tenga efectos negativos en las condiciones laborales de los funcionarios o en la calidad del clima de trabajo en el cual desenvuelven su labor.
Se infiere entonces del Control que debe efectuarse a la Comunicación Pública, la existencia de tres (3) Elementos básicos:
COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL
COMUNICACIÓN INFORMATIVA
a. Relación con los Componentes del Subsistema de Control de Gestión
Este Componente toma cada uno de los elementos que constituyen las ACTIVIDADES DE CONTROL e INFORMACIÓN y define las políticas, modos de tratamiento, formas de transmisión de los mensajes y de proporcionar entendimiento sobre el quehacer organizacional con el fin de mantener la coherencia interna de la entidad, requerida para el logro de sus objetivos.
b. Principios y fundamentos
Al ser un Componente transversal a todos los demás subsistemas, componentes y elementos del Sistema de Control Interno, la Comunicación Pública favorece todos los principios asignados por la Constitución Política a la función administrativa, pero incide de manera particular en los siguientes:De Transparencia, al propiciar un ambiente de confianza y garantía de interlocución, entre los diferentes agentes o entidades que administran y realizan actividades que afectan la esfera de lo público -lo que es común e incumbe a todos-, en la medida en que establece responsabilidades, procedimientos y reglas a partir de las cuales se promueve de manera clara y abierta a la participación; de Publicidad, cuando provee instrumentos para entregar la información requerida por los diferentes estamentos organizacionales ysociales con los cuales interactúa la entidad de manera oportuna, precisa y suficiente sobre la base de la aplicación de previsiones éticas, políticas, morales, administrativas y operativas, para que estos conozcan los resultados de la gestión y puedan verificar el cumplimiento de los compromisos, fomentando el libre intercambio de opiniones e información y dar cumplimiento al derecho ciudadano de petición.La esencia misma de la COMUNICACIÓN PÚBLICA radica en los servidores públicos, por tal razón este Componente se fundamenta de manera particular en el Autocontrol, en la medida que cada persona se hace cargo de las consecuencias y repercusiones de su interacción con las demás. Adicionalmente la Comunicación formal favorece la Autogestión, ya que la entidad pública es autónoma para definir los medios y procedimientos utilizados por su área de Comunicación para difundir sus propósitos, forma de lograrlos y resultados obtenidos.
c. Objetivos
El objetivo básico de la Comunicación consiste en facilitar el éxito del proceso de cambio, el cual debe ser flexible y abierto y debe admitir modificaciones en función de las circunstancias de desarrollo de la entidad. Además debe lograr los siguientes objetivos específicos:
Garantizar la adaptación de la entidad con su entorno mediante procesos de interacción comunicativa que le permitan asimilar los cambios.
Mantener adecuadas relaciones con los públicos externos a la entidad y en especial con la comunidad, garantizando que la información llegue de manera oportuna, suficiente y transparente.
Proporcionar la información y la comprensión necesaria para que los servidores públicos puedan desempeñar sus funciones.
Promover la motivación, la cooperación y la satisfacción del trabajo en cada uno de los servidores que integran la entidad.
Elaborar un Plan de Medios, de acuerdo con los recursos de la entidad, encaminado a lograr que los mensajes dirigidos a sus públicos internos y externos surtan efecto.
d. Niveles de Responsabilidad
Por su condición esencial de atributo de la naturaleza humana, en sí mismo, este Componente es responsabilidad de todos los servidores públicos de la entidad, quienes a través de sus interacciones comunicativas construyen el tejido organizacional propicio para el cumplimiento de sus fines. La definición de las políticas para su manejo, la selección de los mensajes que se requiere comunicar y de los destinatarios específicos a los que llegan, son responsabilidad de los niveles directivos y administrativos relacionados con cada uno de los procesos y macroprocesos de la entidad.
e. Parámetros de Evaluación
Existencia del Componente Comunicación Pública en la normatividad que autorregula el Sistema de Control Interno.
Coherencia de los objetivos del Componente con los objetivos del Subsistema.
Existencia de los elementos que garantizan su operación.
Existencia de niveles de responsabilidad y autoridad para la implementación y evaluación del Componente.
Definición de la metodología de diseño, implementación y evaluación en la metodología de autorregulación del Sistema de Control Interno.
Nivel de implementación del Componente.
Modo en que la aplicación del Componente favorece los principios y promueve los fundamentos definidos en el Sistema de Control Interno.
Grado de contribución a los objetivos de control de los demás componentes.
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